課題

• グループLINEで上下番情報が全員に見えることで現場同士の摩擦が生まれた
• 人員増加に伴い、電話や手書きでは対応が間に合わなくなった
• 隊員の遅刻を現場が始まるまで把握できず、欠員対応が後手に回るリスクがあった

導入の決め手

• 出発報告や現場通知がスマホで行える
• 外国人やスマホに不慣れな人でも直感的に使いやすい操作画面
• 機能の改善要望に柔軟に対応してくれる開発やサポート力

効果

• 下番情報の共有範囲を管理し、現場間の不要な摩擦がなくなった
• 未出発を検知し、遅刻への後手対応がなくなりスムーズな配置が可能に
• 4時間かけていた経営資料の作成が5分で完成

「隊員の増加を考えると、従来の管理方法では正直きついと思いました」

都内を中心に交通誘導警備を行う株式会社ホームメイド東京では、隊員数の増加にともない、現場連絡や配置管理の難しさが課題になっていました。人数が少ないうちはグループLINEや電話で対応できていたものの、40名を超えたあたりから、伝達の行き違いや確認漏れが起きやすくなったといいます。

特に不安だったのは、隊員が遅刻する場合に事前の把握ができないことでした。そこで導入したのが、スマホ一つで出発報告や配置確認ができる「警備フォース」です。導入から約1年、60名を超える隊員が動く現場をどう支えているのか、東京支店の責任者を務める取締役の相原 正幸様に話を伺いました。

確認漏れ、対応の遅れ……。事業規模の拡大でLINEによる管理が限界を迎えた

──　警備フォース導入以前は、どのような形で警備員の管理をされていたのでしょうか。

配置の連絡や日々のやり取りは、すべてグループLINEで行っていて、上番や下番の報告も同じグループ内で共有していました。人数が少ないうちは、それでも何とか回っていたのですが、次第に負担を感じるようになっていきました。具体的には、15名程度の頃は、1人ずつ電話をかけて確認することもできましたし、グループLINEでも特に大きな問題はありませんでした。ただ、40名を超えたあたりから、一気に管理が難しくなりました。連絡量も増え、確認漏れや対応の遅れが起きやすくなりました。

──　人数が増えたことで、具体的にどのような問題が起きていましたか。

グループLINEでのやり取りが原因になることが多かったですね。上下番の情報がすべてグループLINEで共有されていたため、「あの現場はもう終わった」「こちらはまだ続いている」といった状況が全員に見えてしまいます。そうすると、現場同士で不満が出たり、余計な摩擦が生まれたりすることがありました。

──　管理面での課題もあれば、聞かせてください。

遅刻の把握も大きな課題でした。当時は、隊員が現場に到着した時点で報告を受ける形だったため、定刻に到着できるのかどうか、事前に把握することができません。そのため、遅刻した場合のフォローが後手に回ってしまう恐れがありました。

現場に間に合わないこと自体も問題ですが、それ以上に、事前に状況を把握できないことは大きな問題です。隊員数が増えるにつれて、リスクも大きくなり、「このまま同じやり方を続けるのは厳しい」と感じるようになりました。

「無理なく導入できそう」警備フォースに決めた理由

──　数ある選択肢の中で、最終的に警備フォースに決めた理由を聞かせてください。

一番大きかったのは、「自分たちのやり方に合わせて使えそうだ」と感じた点です。今の運用に無理なく組み込めて、足りない部分は相談しながら整えていける印象がありました。実際に要望を話して、すぐに改善してくれたこともあります。

また、「できる・できない」を含めてきちんと話を聞いてもらえる点も安心材料でした。警備フォースのご担当者は、私たち現場の状況を理解した上で一緒に考えてくれる姿勢があったので、「これなら長く使えそうだ」と思い、導入を決めました。

──　警備フォースはスムーズに導入できましたか？

増員が続くタイミングでの導入だったので、もちろん最初は不安もありました。ただ、担当の方が非常に丁寧にサポートしてくれたので、思っていたよりもずっとスムーズに進められました。

使い方で迷った際にはすぐに相談でき、運用の流れも一緒に確認してもらえました。今では事務の担当者だけで運用できています。システムの導入は機能だけでなく、サポートの質で決まると思っています。その点で、警備フォースは長く使い続けられると確信しました。

確実な配置管理で、取引先からの信頼も守る——出発報告がもたらす確かな安心感

──　実際に警備フォースを使い始めて、管理方法はどのように変わりましたか。

まず、下番の報告を警備フォース側で管理するようにしたことで、不要な情報が全員に見えなくなり、現場同士の摩擦も起きなくなりました。そして、出発時に警備フォース上で報告してもらう仕組みを取り入れたことで、報告がない隊員がいれば、現場が始まる前にこちらから確認できるようになりました。

実際にある朝、出発報告のない隊員がおり、確認を入れたところ、時間変更に気づいていなかったことがわかりました。警備フォースがなければ、現場が始まってから欠員に気づくところでしたが、事前に把握できたことで、欠員を出さずに済んだのです。

──　管理する側としては、それは大きな変化ですか？

大きな変化です。現場が始まってから慌てて対応するのと、始まる前に分かって動けるのとでは、負担がまったく違いますから、とても安心です。始まる前に遅刻すると分かっていれば、影響が出ないように対応策を考えられます。別の隊員を手配することもできますし、現場関係者にも連絡を入れられます。

管理側が隊員の動きを事前に把握することで、現場関係者の方々にも安心して業務を任せていただけます。社外の方々との信頼関係の構築にも良い影響がありますし、警備フォースの導入は、不安を解消する大きな武器になりました。

資料の作成時間が「4時間→5分」と劇的に短縮。警備フォースの導入で経営判断も迅速化

──　警備フォースは、日々の管理以外にも役立っていると感じますか。

経営判断にも役立っています。今までは、請求や売上の数字を確認しようとすると、事務員が1日ごとの勤務表を見ながら手作業でまとめる必要がありました。現場ごと、取引先ごとに数字を足していく作業なので、どうしても時間がかかってしまうのです。今は、警備フォースに入っているデータをもとに一覧で確認できるので、それまで最低でも4時間はかかっていた作業が5分で済みます。

どの取引先がどれくらいの取引額になっているかが分かるようになったことで、経営の判断もしやすくなりました。たとえば、稼働数に対して単価が見合っていない現場がすぐに把握できるので、「この取引先は単価の見直しを相談すべきタイミングかもしれない」という判断を、感覚ではなくデータをもとに行えます。

以前は、そうした話をしようにも、根拠となる数字を出すだけで時間がかかってしまっていました。今は必要な情報がすぐに取り出せるので、取引先との価格交渉の場でも、具体的な数字を示しながら話を進められます。現場ごと、取引先ごとの収支が可視化されたことで、経営のスピードと精度が上がったと感じています。

──　現場の隊員の方の反応はいかがでしょうか。

思っていたより、戸惑いは少なかったですね。操作がボタン中心でシンプルなので、スマホに不慣れな高齢の隊員も、日本語が得意でない外国人の隊員も、使い方を一度説明すればすぐに慣れてくれます。現場では隊長がフォローする体制もできているので、使えなくて困るという話はほとんどなく、しっかり定着しています。

──　最後に、警備フォースはどのような会社に向いていると感じますか。

隊員数が増えてきて、従来の管理方法に不安を感じている会社には合うと思います。また、これから隊員数を増やして事業を成長させたいと考えている会社には特におすすめしたいです。私たちも、新しく支社を出す際にはまた警備フォースを活用したいと考えています。成長を目指す警備会社の強い味方になってくれると確信しています。

写真・文・編集：事例のプロ

リンク先：https://jireinopro.sui-sei.tokyo/