課題

• 手作業での連絡・管理により、業務が圧迫
• 委託した給与計算でミスが頻発し、確認と修正で工数が増大
• 現場情報について隊員からの問い合わせが多発

導入の決め手

• 4社比較の中で、最も直感的に使いやすい操作画面
• コストが他社より安価で、費用対効果が高い
• 不明点に対するサポート担当者の対応が丁寧かつ迅速

効果

• 上下番連絡や配置業務を一括通知、業務工数を約70%削減することに成功
• 勤怠データと給与計算の自動連動により、膨大な確認作業から解放
• 地図ピン留め機能の活用で現場到着のトラブルがゼロ

「たった1人でも、ミスなく確実に現場を回したい」

株式会社マイルストーンの野口雄平 営業部長は、警備事業の立ち上げにあたり、そう考えていました。しかし、現実はLINEとExcelを駆使したアナログ管理の日々。20名分のシフト調整や連絡を手入力するだけで1日が終わり、複雑な給与計算の確認作業も重荷になっていました。

一人で抱え込める業務量の天井が見えた時に、同社が決断したのは「警備フォース」の導入です。導入後、わずか2か月で現場からの確認電話はゼロになり、管理工数は70%以上減少しました。年内80名体制への拡大を視野に入れた同社の業務改革について、野口様に詳しくお話を伺いました。

アナログ管理と給与の二重チェックを解消。
一人でも余裕をもって回せる体制を構築

──　事業内容と、警備事業における運用体制について教えていただけますか？

株式会社マイルストーンは、本社で介護事業を展開しており、2025年5月に新たに警備事業を開始しました。隊員数は約20名で、管制、営業、給与計算、各種書類作成など、運営に関わる業務は、ほぼ全て私一人で担当しています。

介護事業との兼務もあり、限られた時間の中でいかに効率的に警備事業を動かすかが、当初からの大きな課題でした。

──　警備フォース導入前は、どのような方法で業務管理をされていましたか？

ほぼすべて手作業によるアナログ管理でした。シフトや現場配置はExcelで作成し、日々の連絡はLINEで個別に送信していました。「明日の現場はここで、開始時間は何時から」といった情報を、20名分それぞれ手入力で送信する作業は、それだけで膨大な時間を要します。

加えて、シフトの回収漏れや現場情報の変更がないかを常に確認する必要があり、常にスマートフォンから目が離せない状態でした。結果として、警備事業の管理業務だけで1日が終わる日も少なくありませんでした。

──　一人で管理する中で、特に負荷が大きかった業務は何でしょうか？

最も大きな負担となったのは、給与計算の管理です。計算そのものは社労士に委託していましたが、弊社では日払い（前払い）制度を導入しているため、計算が複雑になります。

そのため、委託先の社労士による控除額や交通費の反映ミスが頻発しており、結局、提出された明細を私自身ですべて細かく確認する必要があったのです。

外部委託しているのに、工数がほとんど減らない点には、課題を感じていました。「ミスが許されない」というプレッシャーの中で、常にダブルチェックを強いられる体制は、正直大きな負担です。

こうした膨大な工数削減やミスのリスクを減らすために、システム導入を検討しました。

──　導入にあたって、何社のサービスと比較検討したのでしょうか？

最終的に4社のサービスを比較しました。選定で最も重視したのは「直感的に操作できるか」という点でした。日常的に使用するツールである以上、画面の見やすさや操作導線の分かりやすさは、業務効率に直結します。

警備フォースは、画面の配色や操作方法が非常に分かりやすく、第一印象で「これなら現場でも無理なく使い続けられる」と感じました。

加えて、隊員1名あたりの月額コストが、他社と比較して抑えられていた点も、導入を後押しした要因の一つです。

工数70％削減。現場からの問い合わせも解消され、事業拡大に集中できる環境へ

──　導入から約2か月半が経過しましたが、業務効率はどの程度改善されましたか？

導入後わずか2ヶ月半ですが、すでに業務全体の工数が70％以上削減されました。

特に効果を実感しているのが、管制業務における上下番連絡です。以前は、翌日の現場情報を一人ひとりに手入力していましたが、警備フォースではLINE上で一括配信が可能です。

ボタン一つで正確な情報を全員に届けられるため、連絡にかかる時間も手間も、大幅に削減されました。また、シフト回収もアプリ内で完結するため、回収漏れのリスクも無くなりました。

──　課題となっていた給与計算業務については、どのような変化がありましたか？

こちらも大きく改善されました。日々の勤怠データが給与計算に自動連携されるため、私が対応するのは、月末の最終確認のみです。

以前のように、社労士から届いた明細と手元のデータを突き合わせて細かく確認する作業は不要になりました。

システムによる自動集計で計算ミスの不安がなくなり、心理的な負担もほとんどなくなりました。「間違えてはいけない」というプレッシャーから解放されたのは、非常に大きな変化です。

──　現場の隊員の方々からの反応はいかがでしょうか？

特に評価が高いのが、現場の場所を正確に伝えることが可能なピン留め機能です。これまでは、住所だけでは場所が分かりにくい現場も多く、「入り口はどこですか」「場所が見当たりません」といった電話が頻繁に発生していました。

警備フォースでは、地図上の正確な位置を共有できるため、隊員が迷うことがほとんどなくなりました。その結果、場所に関する問い合わせは、導入後ゼロになっています。

──　導入後のサポート体制については、どのように評価されていますか？

初めてのシステム導入なので、不安はありましたが、サポート担当の方に非常に丁寧に対応していただきました。導入初期は、分からない点があるたび質問していましたが、常に快くスピード感を持って対応してもらえたので安心できました。

不明点があっても、丁寧に対応いただけましたし、一度教えていただければ自分でも操作できるようになります。手厚いサポートのおかげで、スムーズに運用を軌道に乗せることができました。

年内80名体制も視野に。事業成長を支える警備フォース

──　隊員の皆様へは、どのように警備フォースを定着させていきましたか？

スマートフォンの操作に不慣れな方もいましたが、実際の画面を見せながら一緒に操作方法を説明しました。一度使い方を理解してもらえれば、「住所入力の手間が省ける」「迷わず現場に行ける」といったメリットを実感してもらえます。

結果として、特別なルールを設けなくても、自然と定着していき、現在はほぼ100％の利用率です。

──　業務効率化によって生まれた時間は、どのように活用されていますか？

現場の巡察に出たり、介護事業の業務をサポートしたりと、これまで手が回らなかった業務に取り組めるようになりました。1日中連絡対応に追われていた頃と比べると、大きな変化です。

今後は採用にも注力し、年内には隊員数を70〜80名規模まで拡大したいと考えています。

警備フォースがあることで、無理なく管理ができると思っていますし、今後の引継ぎもスムーズになると感じており、事業拡大が現実的なものになる手応えがあります。

──　警備フォースの導入を検討されている企業へ、メッセージをいただけますか？

管制システムは一度導入すると、長期的に利用するインフラになります。だからこそ、最初に「使いやすい」と感じるツールを選ぶことが重要です。

警備フォースは、機能面だけでなく、サポート体制も充実しているため、初めてシステムを導入する企業でも安心して活用できるでしょう。

また、事業拡大を見据えるのであれば、属人化しない仕組みづくりは欠かせません。少人数で運営している企業こそ、早期に導入することで、その後の成長スピードに大きな差が生まれると感じています。ぜひ導入の検討をオススメいたします。

写真・文・編集：事例のプロ

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