道路交通誘導警備を中心に事業を展開する株式会社OKAMOTO。

同社ではかつて、代表の岡本様が一人で案件管理から隊員の配置、請求業務までを担っており、アナログな管理体制に起因する請求漏れや配置ミスが大きな課題となっていました。日々の煩雑な業務に追われる中で、事業拡大に欠かせない営業や採用活動に十分な時間を割けない状況が続いていたといいます。

この課題を解決するため、同社は警備業務に特化した管理システム「警備フォース」を導入。業務の効率化が一気に進み、会社の未来を見据えた経営判断に集中できるようになった。今回は、代表取締役の岡本孝倫様に、導入の経緯と成果について伺いました。

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＜導入前の課題＞
・代表者一人でのアナログ管理により、請求漏れや配置ミスが多発していた
・電話対応や手書きメモからの転記作業で、情報連携に抜け漏れが生じていた
・日々の管理業務に追われ、事業拡大に向けた営業や採用活動に時間を割けていなかった

＜導入の決め手＞
・類似サービスと比較して、コストパフォーマンスが高かった点
・商談時の担当者の熱意や、導入後の手厚いサポート体制に期待が持てたこと
・会社の規模拡大を見据えた際に、属人的な管理体制に限界を感じていたため

＜導入後の効果＞
・請求・配置に関わる管理業務の工数が半分以下になり、請求漏れもゼロになった
・創出された時間で採用活動に注力でき、隊員数が20名から55名へと大幅に増加した
・案件や隊員の状況が可視化され、事業の将来を見据えた戦略的な活動が可能になった

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アナログ管理が招いた請求漏れと配置ミスの連鎖

──警備フォース導入前の管理体制と、当時抱えていた課題を教えてください。

導入前は、案件の電話を受けるたびに紙へメモし、その内容を後でExcelの管制表と請求ファイルへ転記。さらに、各隊員へはLINEで個別に配置情報を送っていました。私一人で全ての管理を対応していたため、現場に出ながら電話を受けることも多く、急いでメモした内容を後から入力する際に、抜け漏れが発生してしまうこともありました。その結果、隊員が現場で稼働しているにもかかわらず、請求書を出し忘れ、売上が丸ごと抜けてしまうケースが何度も起きていました。

──隊員の配置業務でも課題はあったのでしょうか？

はい。アナログなやり取りが原因で、隊員への配置情報を誤って伝えることが少なくありませんでした。例えば、電話で聞いた住所をメモする際に数字を聞き間違えたり、A隊員に送るべき内容を誤ってB隊員に送信してしまったりすることもありました。隊員が気づいてくれれば修正できますが、そうでない場合は現場に誰も来ない事態となり、お客様に迷惑をかけてしまいます。信用に直結する部分なので、常に緊張感を持って対応していました。

──当日の隊員の稼働管理（管制業務）では、どのような点に苦労されていましたか？

隊員からは出発・上番・下番などの連絡が個人LINEにバラバラに届くため、全員の状況を正確に把握するのが難しかったです。特にこの業界では寝坊や当日キャンセルが起こりやすいため、出発連絡の有無は重要です。出発連絡がないと現場に穴が空くリスクが高まるため、連絡が途絶えた隊員がいると朝から協力会社へ電話をかけ、代わりの人員を探す必要がありました。毎朝が時間との戦いでしたね。

──様々な課題があった中で、経営面で最も深刻だった課題は何でしたか？

やはり請求漏れが一番深刻でした。弊社では隊員への給与を前払いしているため、請求漏れが起きるとその案件は完全に赤字になります。実際に請求書が漏れていたケースもあり、その際は「あの請求書、出したかな」と疑問に感じて調べたことで発覚しました。正直、今振り返っても把握しきれていない請求漏れがあるかもしれません。売上に直結するミスなので、精神的にも非常に大きな負担でした。

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会社の成長を見据え、属人的な管理体制からの脱却を決意

──システム導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

独立後、2年ほどはアナログな管理方法で業務を回していました。同業の先輩から「一括で管理できる便利なシステムがある」と聞いてはいたものの、日々の業務に追われて導入に踏み切れずにいたんです。ただ、このままでは日常業務に埋もれて何も変わらないまま時間だけが過ぎていくという危機感が強くなっていました。そして、「今、流れを変えなければ」と思い立ち、警備業務に特化した管理システムを自分でWeb検索し始めたのがきっかけです。

──システム導入の背景には、事業拡大への思いもあったのでしょうか。

はい。会社をもっと成長させ、隊員の数も増やしたいという気持ちは常にありました。しかし、自分一人の記憶や手作業に頼るやり方では、拡大に限界があると痛感していたんです。このままではいずれ業務が破綻するという危機感もありました。そこで、管理業務をシステムで効率化し、浮いた時間と労力を営業や採用などの成長戦略に充てたいと考えました。

──他社サービスも検討されたのでしょうか？

比較検討したサービスは一社ありましたが、費用と担当者の対応によって、「警備フォース」に決めました。さらに「警備フォース」はコスト面で魅力的だったうえ、商談を担当してくださった方が非常に誠実で、こちらの課題に真摯に向き合ってくれたのが印象的でした。導入後のサポートにも不安があったため、「この人になら安心して任せられる」と感じたことが、最終的な決断の理由となりました。


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管理工数は半分以下、請求漏れゼロ。浮いた時間を成長投資へ

──警備フォース導入後、どのような成果がありましたか？

導入前に比べて、管理業務にかける時間は半分以下になりました。以前は、案件の受付から請求処理までをすべて手作業で行っており、同じ情報を紙やExcel、LINEなどに何度も入力・転記する必要がありました。しかし、警備フォースの導入により、こうした重複作業が自動化され、入力の手間が大幅に削減されました。中でも大きいのは、導入前の深刻な課題だった請求漏れがゼロになったことです。システム上でデータが自動的に連動するため、漏れの心配がなくなりました。人の手で処理していた頃に感じていた不安がなくなり、精神的にも非常に楽になりました。

──業務効率化で生まれた時間は、どのように活かされていますか？

採用活動や新規顧客の開拓といった、これまで後回しになっていた業務に集中できるようになりました。その結果、導入当初20名ほどだった隊員数が、現在は55名にまで増加しています。営業面でも、警備フォースが大きな助けになっています。外出先でもPCを開けば、案件や隊員の稼働状況を即座に確認できるため、「この時期なら〇名確保できます」といった具体的な提案をその場で行えるようになりました。スピード感のある対応ができるようになり、お客様からの信頼にもつながっています。

──案件や稼働状況の可視化は、経営判断にも影響しましたか？

はい。以前は頭の中で案件や稼働を整理していたため、目の前の対応で精一杯でした。今では、カレンダーをクリックすれば数週間先、数か月先の予定まで一目で確認できます。自社のキャパシティを正確に把握できるようになり、「この時期は余裕があるから積極的に営業をかけよう」といった戦略的な判断が可能になりました。漠然とした不安から解放され、将来を見据えた経営に時間を使えるようになったことが、最も大きな変化だと感じています。

──実際に使ってみて「これは手放せない」と感じた機能はありますか。

現場の位置を地図上でピン指定できる機能です。警備の現場では、ショッピングモールのように同じ住所でも複数の入口があるケースが多く、どの入口に集合するのか分からず隊員が迷ってしまうことがありました。しかし、この機能を使えば、全員が正確に同じ場所を目指せます。現場での混乱がなくなり、隊員からも「とても分かりやすい」と好評で、今では業務に欠かせない機能になっています。


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伴走型のサポートが支える安心感。成長を目指す企業にこそ導入を

──導入時に決め手となったサポート体制について、実際に利用されてみていかがですか？

想像以上に手厚く、まさに頼れるパートナーだと感じています。時には不具合が発生することもありますが、問い合わせをするとすぐに「〇日までに改善します」と具体的な対応期限を提示してくれるんです。対応のスピードが早く、見通しを持って待てるため、ストレスを感じたことはありません。困った時にすぐ助けてくれる安心感があり、まさに「伴走してくれる」という言葉がぴったりだと思います。導入から運用、その後のフォローまで一貫したサポートがあるからこそ、長く安心して使い続けられています。

──どのような企業に警備フォースをおすすめしたいと考えていますか？

私と同じように、アナログ管理によるミスや業務負担に悩んでいる経営者の方には、ぜひ使ってほしいです。特に「これから会社を大きくしたい」「新しい事業にも挑戦したい」と考えている企業には最適だと思います。代表者が日々の管理業務に追われていては、未来を描く時間は生まれません。私自身が実感していますが、警備フォースの導入によって業務が整い、会社の成長に向けて本当に大切なことに集中できるようになります。

【クレジット】

写真・文・編集：事例のプロ

リンク先：https://jireinopro.sui-sei.tokyo/