課題

• ホワイトボードによる書き損じ、予定の把握漏れ
• アナログ作業による多重チェック、入力ミス
• 交通費確認の工数発生と精神的負担

導入の決め手

• 他社にはない交通費の自動計算機能
• 現場の意見を反映した柔軟な対応とスピード感
• 直感的な操作性と画面上の見やすさ

効果

• 事務員3名分の業務が1名で完結する効率化を実現
• 数か月先の予定を正確に把握し、受注可否を即断
• 交通費計算の自動化と転記ミスの解消で工数が激減

 「独立して会社を立ち上げるなら、最初からホワイトボードに頼らない体制を作りたい」
株式会社URKの渡部和充 代表は、そう考えていました。

前職時代、現場管理での課題は、アナログならではのミスでした。ホワイトボードに書ける予定はせいぜい3日分。それ以上の予定は管理しきれず、服が擦れて文字が消えてしまうことも。また、一つの受注で、メモ、カレンダー、配置表、指令書と4回の書き写しが発生し、ミスも頻発していたと言います。

こうした負担をゼロにし、少人数でミスのない効率的な運用を実現したのが「警備フォース」です。同業他社にも驚かれるという効率化の秘密について、渡部代表にお話を伺いました。

アナログ管理の限界、疲弊していた管理作業

──　警備フォースを導入する以前、現場管理ではどのような悩みがありましたか？

前職でホワイトボードとExcelを併用していた時から、ずっと「このやり方ではいつか限界がくるな」と危機感を持っていました。

ホワイトボードは、せいぜい3日分程度の予定を書くので精一杯です。そのため、1か月先の動きが見えず、常に場当たり的な対応になっていました。

一方で、Excelにデータを入れても、最終的にはホワイトボードと突き合わせる必要があり、同じ内容を何度も書き写す、二度手間三度手間が当たり前の状況でした。

──　ホワイトボードでの管理において、具体的にどのような点に課題を感じていましたか？

やっぱり、「情報を書ききれないこと」と「物理的なミス」の2点ですね。

案件数が増えると、ボードに書ききれないですし、無理に書き込むと今度は読めなくなります。

また、修正しようとして隣の文字を消してしまったり、服がボードに擦れて内容が消えてしまったりすることも珍しくありません。

数か月先の予定を残しておくことも難しく、特定の担当者しか状況が分からない属人化も大きな課題でした。実際、配置漏れなどミスに繋がったケースもあります。

──　Excelによる管理については、どのような課題を感じていましたか？

Excelも、結局は手入力に依存する業務が多く、そこに限界を感じていました。指令書を作るために住所や配置情報を打ち込む際、どれだけ気をつけても打ち間違いは起きてしまいます。

二重、三重のチェックをしていても、毎日同じ作業を繰り返すと、どうしても慣れが出て細かいミスを見落としてしまうんです。

こうした経験から、システムを前提とした、効率的な体制を作りたいと考えていました。

負担をゼロにする「交通費の自動計算」が選定のポイント

──　システム導入にあたって、他社サービスとの比較検討は行われましたか？

はい、複数のサービスを比較しました。その中で、警備フォースを選んだ最大の理由が、「交通費の自動計算」があったからです。他社にも同様の機能があるか尋ねましたが、ほとんどが「対応していない」という回答でした。

一方、警備フォースは、業界のニーズを汲み取って、実装をいち早く進めていたのです。

──　交通費の自動計算機能は、それほど優先度の高い要素だったのでしょうか？

優先度は非常に高かったです。前職では、隊員が紙に書いた申告書を1枚ずつ経路探索して、正しいかを手作業で集計していました。これだけで毎月何時間もの稼働が発生します。

しかも、ミスや不正がないかを常に意識して確認しなければいけないので、この心理的なストレスが何よりもしんどかったです。

警備フォースは、システム上で最適な経路と金額が自動算出されるため、不正や計算ミスの余地がありません。隊員に対しても「システムで算出された金額を支給する」と明確なルールを伝えられるため、お互いに納得感があります。

利益を生まないチェック業務をゼロにすることは、経営者として本当に魅力的でした。

事務員3名の業務が1名で完結。転記ゼロがもたらす効果

──　導入後、管理の効率化という点ではどのような成果がありましたか？

最も大きな成果は、従来、事務員3名で対応する業務を、私一人で回せるようになったことです。一般的に、100名規模の警備会社であれば、事務員を5〜6名置いていることも少なくありません。

同業の方に「基本的に1名で管理している」と伝えると本当に驚かれますが、警備フォースで情報が一元化されたことで、無理なく運用できています。

──　なぜ、そこまでの少人数で運営が可能になったのでしょうか？

最大の要因は、何度も同じ内容を書き写す転記がゼロになったからです。

アナログ管理の時は、電話で受注内容をメモし、それをカレンダーに書き、配置表に写し、指令書を作成するという流れでした。要は、1案件で最低4回も同じことを書いていたのです。

警備フォースなら、最初の入力1回で、その後がすべて自動的につながります。そのため、書き写しの手間も、その後のダブルチェックといった確認作業も全て不要になりました。

これが少人数でも無理なく回せる一番の理由だと思います。

──　具体的に、どの程度の削減効果を感じていますか？

管制業務にかかる工数は半分以下、請求や給与計算などの事務業務は3分の1に減っています。特に交通費計算が自動化されたことで、毎月の確認作業がほぼゼロになりました。

また、数か月先の配置状況がパッとみて分かるようになったのも大きいです。受注の電話に対しても、その場で「この日は空いています」と即答できるようになり、結果としてお客様に信頼していただけるようになりました。

以前のように確認を待たせてチャンスを逃すような機会損失も防げています。

「まずは無駄なコストを削ること」
進化し続けるプロダクトがもたらす手応え

──　機能の追加やシステムが新しくなるスピードについては、どう感じていますか？

個人的には、ソーシャルゲームのアップデートを待つような感覚で楽しんでいます。「次はどんな機能がつくのだろう」と自然と期待が高まりますし、実際に開発のスピードも非常に速いと感じています。

導入前に「フォルダを移動させるような感覚で配置を組みたい」と要望を伝えたところ、それが直感的な操作性として形になっていたのは嬉しかったです。

単なる便利システムではなく、警備現場の声を取り入れて一緒に進化している素晴らしいプロダクトだと思います。その過程をユーザーとして体感できるのも、使い続けたい理由の一つですね。

──　導入時のサポートや、担当者の対応についてはいかがでしたか？

非常に柔軟で、安心感がありました。メールだけでなく、こちらの状況に合わせた方法で対応もいただけました。特に助かったのが、初期設定の代行です。

起業時は私一人で準備を進めていたため、取引先情報や隊員情報の登録作業まで対応してもらえたのは本当に心強かったです。

そのおかげで、導入の負担を最小限に抑えて、スムーズに実務を始めることができました。

──　最後に、導入を検討されている警備業の方へメッセージをお願いします。

経営の視点で見ると、売上を一気に伸ばすことよりも、まずは無駄なコストを確実に削る方が効果は高いものです。

もし、アナログ管理によるミスや「この人にしか分からない」という属人化に課題を感じるなら、警備フォースによるデジタル化は非常に有効な選択肢になるはずです。

特に、事務員の人件費が重荷になっている方や、効率的な経営をしたい方には、ぜひ検討してほしいですね。

新しい仕組みを入れるのは不安もあるかもしれませんが、まずは一歩踏み出して使ってみることで、その変化の大きさを実感できると思います。

写真・文・編集：事例のプロ

リンク先：https://jireinopro.sui-sei.tokyo/