警備管制システムとは｜選び方と導入で失敗しないためのポイント

上下番の電話対応やExcelでの配置業務を効率化したいときに、検討したいのが警備管制システムです。警備管制システムを導入すると、配置管理、上下番管理、急な欠員や現場変更への対応など、属人化しがちな管制業務を仕組みで支えやすくなります。

ただし、システムを入れれば必ず定着するわけではありません。自社の警備区分、隊員の年齢層、現場直行の多さ、既存の管制ルールに合っていないと、結局は電話やLINE、紙の運用に戻ってしまうことがあります。

本記事では、統計調査や法令上の考え方を踏まえながら、1号警備と2号警備を中心に、警備管制システムの基本、区分ごとに必要な機能の違い、導入で失敗しやすいポイントを整理します。

3号警備や4号警備を扱う場合は、検討するシステムごとに対応範囲をご確認ください。

この記事でわかること

• 警備管制システムと一般的な勤怠管理システムの違い
• 1号警備・2号警備で必要な機能の違い
• 導入で失敗しやすい会社の共通点
• 導入前に整理しておくべき管制業務
• 高齢隊員が多い現場でも定着しやすい条件
• 管制業務から給与・請求までつなげる際の考え方

警備管制システムとは｜勤怠管理システムとの違い

警備管制システムとは、配置や上下番管理などの警備会社の管制業務を一元管理するための仕組みです。製品によっては、勤怠管理、経費精算、給与計算、請求書作成まで連携できるものもあります。一般的な勤怠管理システムは、出退勤の打刻管理が中心です。警備業でも勤怠管理は必要ですが、打刻だけでは管制業務の負担は十分に下がりません。

理由は、警備業の働き方そのものにあります。

第一に、隊員が会社に出社せず、自宅から現場へ直接向かう直行直帰が多いことです。管制担当者は、誰が出発したか、無事に上番したか、何時に下番したかを、離れた場所から把握し続ける必要があります。

第二に、上番は朝、下番は夕方から夜に集中しやすく、複数の現場から同じ時間帯に連絡が入ることです。電話対応だけで運用していると、確認漏れや記録ミスが起きやすくなります。

第三に、現場や業務内容によっては、検定合格警備員の配置基準を満たす必要があることです。対象となる業務では、誰がどの資格を持っているかを確認したうえで配置を組まなければなりません。（参照：e-Gov法令検索「警備員等の検定等に関する規則」）

打刻管理が中心の汎用的な勤怠管理ツールは、配置段階で必要になる資格や顧客との相性、稼働状況などの照合機能を持たないことが多くあります。そのため、勤怠管理システムを入れても、管制業務の全体をシステム化することは困難な場合があります。

警備管制システムを見るときは、打刻できるかではなく、配置や上下番管理に必要な情報を漏れなく照合し、管制担当者が現場判断に使える形で参照できるかを確認することが重要です。

警備管制システムが注目される背景｜人手不足と管制業務の属人化

警備業では、人手不足が大きな課題になっています。警察庁によると、2025年9月時点の警備業の有効求人倍率は6.70倍で、全職業平均1.10倍のおよそ6倍です。また、同資料では、警備員の高齢化も課題として示されています。2024年における警備員の65歳以上の割合は34.3%で、全職業平均13.6%を大きく上回っています。（参照：警察庁「省力化投資促進プラン―警備業―」）。

こうした人手不足は、倒産状況にも影響を与えています。例えば、2025年上半期の警備業の倒産件数は16件で、上半期として過去最多ペースとなりました。このうち少なくとも5件は人手不足が要因とされています。（参照：帝国データバンク「警備業の倒産動向（2025年上半期）」）

隊員が増えにくい一方で案件が減らなければ、限られた人員で配置や管制業務を効率的に回す必要があります。電話で上下番を受け、Excelで配置を組み、紙やメモで引き継ぐ運用を続けている会社では、次のような課題が生じます。

1. 配置に必要な情報が担当者の記憶に依存する

現場に対する隊員の要望や、元請けから指定された条件、隊員同士の相性、誰がどの資格を持つか、過去の現場評価など。

こうした判断材料が特定の担当者の経験に蓄積されていると、その人が休んだり退職したりしたときに配置が止まってしまいます。また、情報が分散しているため、引き継ぎも時間がかかります。

2. 現場の稼働状況をリアルタイムに把握しにくい

誰がどこに入っているか、上番連絡がまだ来ていない隊員はいないか、特定の隊員に勤務が偏っていないか。

把握手段が電話と紙のシフト表に限られると、確認のための作業が複雑になります。気づいたときには、特定の隊員に勤務が集中していたということも起こりやすくなります。

3. 上下番連絡や配置変更が一部の担当者に集中する

配置を組みながら電話を受け、現場の相談に答え、記録をつける。これらを少人数で同時にこなすため、案件が増えると残業も増えます。

担当者が休みを取りにくく、体調を崩したときに代わりを立てにくい状態が続きます。

警察庁は2029年度までに警備業の労働生産性を2024年度比で25%引き上げる目標を掲げており、その柱の一つとして、配置シフト管理、上下番報告、労務管理のシステム化が位置づけられています。（参照：警察庁「省力化投資促進プラン―警備業―」）。

業界全体で省力化が進むなか、管制業務を担当者個人の頑張りで支え続ける運用は、事業継続の観点でも見直す余地があります。

1号警備と2号警備で異なる管制業務

警備管制システムを選ぶときにまず確認したいのが、自社が扱う警備区分です。

警備業務は、警備業法上、1号警備、2号警備、3号警備、4号警備に大きく分けられます。本記事では、多くの警備会社に関係しやすい1号警備と2号警備を中心に扱います。

2024年末時点で、1号警備業務を行う警備業者は全体の64.5%、2号警備業務を行う警備業者は81.4%です。両方を扱う会社を含む数字であり、警備会社にとって1号・2号警備に向けた機能が用意されているか、両方に対応できるかは重要な確認項目です。（参照：警察庁「令和6年における警備業の概況」）

1号警備｜月単位のシフトとポスト管理が中心

1号警備は、施設警備を中心とする警備区分です。商業施設、オフィスビル、工場、病院など、同じ現場に決まった隊員が継続して入る業務が多くあります。管制業務の中心は月単位の固定シフト管理です。当務勤務、夜勤、交代勤務、有休対応などを無理なく管理できるかが重要になります。

また、1号警備では単に「誰を何日に入れるか」だけでは不十分です。施設内には、受付、防災センター、巡回、立哨、駐車場、搬入口、夜間巡回など、複数のポストが存在します。

そのため、現場内のポスト、休憩、仮眠、交代要員まで含めて管理できるかも確認したい点です。

一度シフトを組めば翌月以降も土台を流用できますが、有休、欠員、有資格者の交代が出ると、その影響が周りの配置にも広がります。施設によっては現場責任者が配置をとりまとめる場合もあるため、現場ごとに権限を分けて運用できるかも重要です。

2号警備｜日ごとの配置変更と直前対応が中心

2号警備は、交通誘導警備や雑踏警備を中心とする警備区分です。現場と隊員の組み合わせが日ごとに入れ替わる傾向があります。配置の組み直し、有資格者の割り当て、顧客NGや元請けNGの確認、急な欠員の差し替え、直行する隊員への案件通知が毎日のように重なります。

2号警備では、雨天中止、前日夕方の追加依頼、当日朝の欠員、元請けからの人数変更、集合場所の変更、隊長指名、装備や車両条件の確認など、直前の変更にどこまで対応できるかが問われます。

前日に決めた配置が、当日の朝に変わることもあります。変更が発生したとき、管制画面と隊員側の情報がすぐに連動するかどうかが、運用のしやすさを左右します。

1号・2号で確認すべき機能

1号・2号の両方を扱う会社では、片方だけに最適化されたシステムを選ぶと、もう片方の業務がExcelや電話運用に残る可能性があります。以下のように、警備区分ごとに見るべき機能は異なります。

警備区分ごとに確認するべき警備管制システムの機能

主力業務だけで判断しないことも大切です。

現在は2号が中心でも、今後1号案件を増やす可能性があるなら月間シフトやポスト管理への対応を確認すべきです。反対に、1号中心でもスポット案件を扱うなら、日ごとの配置変更や直前連絡に対応できるかを確認しておく必要があります。

警備管制システムが管理すべき業務範囲

管制業務は、上下番の電話を受けることだけではありません。

実際には、配置を決めるところから、勤務後の記録、勤怠、経費、給与、請求につなげるところまでが一連の流れです。

主な業務範囲は次のとおりです。

• 配置・連絡：資格、稼働状況、顧客との相性、隊員同士の関係を見て配置を決め、隊員や現場責任者へ伝える
• 出発・上番の確認：出発と現場到着の連絡を受け、必要なら催促する
• 勤務中の状況把握：誰がどこにいるかを把握し、急な変更や追加依頼に対応する
• 下番・報告の受け取り：下番連絡と業務報告書の提出を確認する
• 記録・引き継ぎ：当日の配置と上下番を記録し、勤怠・経費・給与・請求の元データとして活用する

この流れの一か所だけをシステムに置き換えても、ほかが電話や手書き、Excelのままなら、全体の負担はあまり下がりません。

上下番だけシステム化しても、シフト表との突き合わせが手作業で残るのが典型です。システムを選ぶときは、どの作業がなくなるかだけでなく、どの作業が残るかまで確認する必要があります。

警備管制システムの導入で失敗しやすい会社の共通点

機能を比較する前に、導入でつまずきやすいポイントを知っておくと、選定の精度が上がります。導入後に定着しなかった会社には、いくつか共通する点があります。

管制側の都合だけで選んでしまう

管理画面が高機能でも、隊員側が使いにくければ定着しません。

専用アプリのインストールや新規アカウント作成、複雑なログイン操作が必要な場合、隊員によって利用状況に差が出ます。

その結果、使える隊員はシステムで報告し、使えない隊員は電話で報告するという二重運用になりがちです。

既存の運用を整理せずに導入する

報告ルールや配置ルールが曖昧なままシステムを入れると、設定そのものが定まりません。

上番報告の締切時刻、未報告時の連絡手順、隊長が代理報告してよい範囲、交通費の付与ルールなどが決まっていないと、運用が安定するまでに時間がかかります。

業務の一部だけを切り取ってシステム化する

上下番報告やシフト管理だけを個別にシステム化すると、前後の業務とのつなぎ込みが手作業で残ります。

シフト管理がデジタル化できても、配置表との照合、上下番報告、給与計算への転記が手作業なら、管制担当者の負担は大きくは減りません。

システム化を検討する場合は、作業の流れ全体を意識することが重要です。

導入後のサポート体制を確認していない

警備業の現場では、システムを入れた初日から全員が問題なく使えるとは限りません。

隊員への説明、報告ルールの浸透、月末処理の確認など、導入後の支援が定着を左右します。

初期設定だけで終わるサービスより、導入後も運用相談ができるサービスのほうが、無理なく根づきやすくなります。

導入前に整理しておきたいこと

製品比較を始める前に、自社の管制業務を棚卸ししておくと、見るべきポイントが明確になります。

最低限、次の項目は確認しておきましょう。

• 1号警備と2号警備の割合
• 現場数と隊員数
• 上下番報告の方法
• 未報告者への確認方法
• 配置表の作成方法
• 顧客NG、元請けNG、資格情報の管理方法
• 交通費・手当の計算方法
• 給与計算・請求書作成までの流れ
• 現場責任者や隊長に任せている業務範囲
• 連勤、深夜勤務、残業時間、休憩・仮眠の管理方法

この整理をせずに比較を始めると、機能が多いかどうかだけで判断しがちです。

本当に見るべきなのは、自社で負担になっている業務をどこまで置き換えられるか、それが現場に定着し、継続して使えるシステムかどうかです。

高齢隊員が多い現場で警備管制システムを定着させる条件

システム導入で見落とせないのが、隊員側の年齢構成です。2024年末時点で警備員のうち65歳以上が34.3%を占めます。60歳以上まで広げると47.0%、70歳以上だけでも20.9%です。（参照：警察庁「令和6年における警備業の概況」）

この年齢構成は、システムを根づかせる条件を他業種とは違ったものにします。新しいアプリの登録や慣れない画面の操作を前提にした設計だと、定着までに時間がかかり、元の電話運用に戻ってしまうこともあります。

選ぶときは、機能としてできるかではなく、隊員が無理なく使い続けられるかを軸にするとよいでしょう。

確認したいのは次の点です。

• 普段使っているLINEやSMS、メールで報告まで終えられるか
• 上下番をワンタップで報告できるか
• 専用アプリが必須でないか
• 隊長が現場の隊員分をまとめて代理報告できるか
• 決められた時間までに連絡がない隊員を自動で検知し、管制側へ通知できるか
• 管制側の配置変更が、隊員側の画面や通知にもすぐ反映されるか

管制側と隊員側が同じデータでつながっていないと、変更連絡を電話やメールに頼り続けることになります。その結果、システムが管制業務の一部にしか効かない状態になります。

隊員側の操作負担が小さいことは、管制業務を効率化するうえで欠かせない条件です。これらはカタログだけでは判断しにくいため、デモ画面を実際に触って確かめておくことをおすすめします。

警備管制システムを選ぶ4つの判断軸

ここまでの内容をもとに、機能を見極める軸を4つに絞ります。

1. 1号・2号の両方に対応し、日次・週次・月次を切り替えられるか

当務、夜勤、交代勤務、ポスト管理といった1号の勤怠形態と、日々入れ替わる2号の配置の両方に対応できるかを確認します。

片方だけに最適化されたシステムでは、もう片方の業務がExcelに残る可能性があります。

2. 隊員側の上下番報告手段が現場の実情に合っているか

普段使うツールで報告できるか、隊長の代理報告に対応しているか、未報告者への自動通知があるかを確認します。

特に高齢隊員が多い現場では、専用アプリを必須にするより、LINEやSMS、メールなど、使い慣れた手段で報告できるほうが定着しやすくなります。

3. 配置画面で資格や稼働状況をひと目で見られるか

配置画面で、資格や顧客からの要望、隊員同士の相性、過去の勤務状況、稼働日数を確認できるかを見ます。

稼働状況が見えると、特定の隊員への偏り、連勤、時間外労働を早めに把握しやすくなります。属人化からの脱却にもつながります。

4. 管制データが給与計算・請求書作成まで連携するか

2号警備では、現場が毎日変わり、交通費や手当の申告と突き合わせが毎月発生します。

ここに手作業が残るかどうかで、導入後の効果には大きな差が出ます。

管制データが勤怠、経費、給与、請求までつながっていれば、月末の締め作業を短縮しやすくなります。

警備管制システムの料金を見るときに確認すべき費用項目

費用は、隊員数や対応範囲によって変わります。

配置・上下番だけを対象にするのか、勤怠、経費、給与計算、請求書作成まで連携するのかで、必要な機能も費用も変わります。

料金を見る際は、月額費用だけでなく、初期設定費、隊員数ごとの課金、給与・請求連携の有無、導入支援の範囲まで確認することが重要です。

料金相場や補助金の活用、警備業システム全体の比較ポイントは、別記事「警備業システムの選び方」で解説しています。あわせてご覧ください。

管制業務の一元管理なら「警備フォース」

警備フォースは、ここまで解説した配置管理、上下番報告、未報告確認、勤怠・経費連携を一元管理できる、警備管制システムです。

配置や上下番管理に加えて、経費精算、給与計算、請求書作成などのバックオフィス業務、法定備付書類を含む帳票管理、経営分析までをクラウド上で管理できます。

配置画面は日ごとと月ごとを切り替えられ、1号・2号のどちらにも対応しています。

電話やExcel、紙、LINEに分散していた管制業務が、警備フォースでどう置き換わるかを表にまとめます。

警備管制システム「警備フォース」の導入前後の変化

隊員側は、上下番の報告を公式LINEのワンタップで終えられます。専用アプリの導入や新規アカウント作成は不要です。

指定時刻までに連絡がなければ管制側へ自動で通知が届き、隊長による代理報告にも対応しています。新しい操作に慣れるまで時間のかかる隊員が多い現場でも、定着までの負担を抑えやすくなります。

導入後は会社ごとに専任の運用担当者がつき、チャット、電話、定期ミーティングで継続的に支援する体制がとられています。

現在の配置表や上下番報告の運用をもとに、自社のどの業務からシステム化すべきかを無料でご相談いただけます。

「まず何から手をつければよいか」が整理できるので、製品比較の前段階としてもお役立てください。

よくある質問（FAQ）